Abrechnung/Fakturierung

Berechnungssätze erzeugen und verarbeiten

Das System erzeugt automatisch die verschiedenen Berechnungsgrundlagen (Berechnungsbereiche wie Rechnung, Gutschrift …) für die Kunden- und Unternehmer-abrechnung. Die Abrechnung, die von der Bewertung eines Speditionsauftrages bis zur gedruckten Rechnung
reicht, erfolgt mehrstufig. Berechnungssätze und Rechnungen sind bis zum abschließenden Druckauftrag noch änderbar:

• Berechnungssätze erzeugen
• Berechnung durchführen
• Berechnungssätze und einzelne Berechnungspositionen bearbeiten

Berechnungssätze bearbeiten

Gebildete Berechnungssätze können gezielt selektiert, gesichtet, geprüft, geändert und ergänzt werden.

Automatische Fakturierung (EA für DISPONENTgo)

Die automatische Fakturierung ist eine Erweiterung der manuellen Fakturierung

Blankfaktura/Zusatzabrechnungen

Sie können in unbegrenzter Anzahl Blankfakturen (ohne Auftragsbezug) oder Zusatzabrechnungen (mit Auftragsbezug) für z. B. zusätzliche Leistungen wie Fährgebühren etc. erstellen.

• Zusatzabrechnungen können das gleiche Leistungsdatum haben wie der Auftrag
• manuelle Vorgaben für Abrechnungsbereich, Datum, Rechnungsempfänger, Auftragsnummer und eventuell LKW, der in die LKW-Transport-Statistik einfließt
• Auswahl einer Währung; diese gilt für den eingetragenen Fixkurs
• separate Zählerkreise für Stornobelege und Blankfakturen sind möglich

Regelrechnungen

Regelrechnungen können für die Abrechnungsfälle definiert werden, die automatisch mit den gleichen Werten in einem bestimmten Algorithmus fällig sind. Der manuelle Aufwand und Fehler werden durch die hinterlegte Definition erheblich reduziert.

Variable Rechnungs- und Gutschriftserstellung (EA für DISPONENTgo)

Die Filter- und Sortierkriterien bestimmen die Auswahl der entsprechenden Berechnungssätze

Automatischer elektronischer Rechnungsversand

Rechnungen können vollautomatisiert erstellt und per E-Mail mit oder ohne Anhang (z. B. Lieferscheine) versendet werden. Die Versandsteuerung übernehmen Datenbankjobs und E-MailVorlagen. Abweichende Vorlagen für Rechnungsempfänger sind definierbar. Zur Vermeidung technischer Probleme kann die max. Größe der E-Mail-Anhänge hinterlegt werden. Bei Überschreitung generiert das Programm automatische eine bzw. mehrere zusätzliche E-Mails.

Eingangsrechnungen-Verbuchung

Von Spediteuren oder Frachtführern ausgestellte Gutschriften (Eingangsrechnungen) können den von Ihnen erstellten Berechnungssätzen zugeordnet werden. Das hat folgende Vorteile:

• Kontrolle/Fakturierung der Eingangsrechnungen
• Wurden Aufträge mehrfach in Rechnung gestellt?
• Sind die vereinbarten Konditionen abgerechnet worden?
• Die Beträge werden gemäß der gespeicherten Erlöskontierung kontiert.
• korrekte Statistiken
• Die Beträge werden in allen Statistiken korrekt geführt.
• Kosten u. Erlöse werden gemäß den tatsächlich fakturierten Beträgen ermittelt.

Die Zuordnung kann auf manuellem Wege oder im Rahmen der DFÜ im Programm Eingangsrechnungen Importverwaltung automatisiert erfolgen.

Offene Posten/Mahnwesen

Mit diesem Programm können Sie Mahnungen generieren und drucken (Report) und Zahlungseingänge verbuchen.

Abgrenzung (EA für DISPONENTgo)

Die Selektion offen stehender Rechnungsbeträge durch Rückstandslisten ermöglicht z. B. monatliche Abgrenzungen.

Partner Abrechnungen: Ameta (EA für DISPONENTgo)

Unter Ameta versteht man eine Abrechnungsvereinbarung zwischen einem verladenden Spediteur und einem Empfangsspediteur, die den Abrechnungsvorgang erheblich erleichtert. Es werden alle Ausgaben und Einnahmen eines Borderos gesammelt und nach Bearbeitung durch
beide Partner die Gewinne/Verluste aufgeteilt.

• Verrechnung eigener Kosten und Erlöse mit Partnerkosten/-erlösen
• Verrechnung nach Pool, Haus/Haus oder Flat
• einzelne oder zusammengefasste Bearbeitung der Positionen
• Berücksichtigung nachträglicher Auftragsänderungen
• Druck eines Ametabogens

Ermittlung, Abrechnung und Kontrolle der Mautgebühren (EA für DISPONENTgo)

Das System ermöglicht die Berechnung der Mautgebühren auf Grundlage verschiedener Kriterien. DISPONENTplus/go passt sich den firmeninternen Gegebenheiten so an, dass die Abläufe nicht oder nur in geringem Umfang verändert werden müssen.

• Berechnung auf Grundlage der automatisch ermittelten Autobahn- und Bundesstraßenkm, Anzahl Achsen und Schadstoffklassen
• Berechnung ausschließlich auf Grundlage der automatisch ermittelten Autobahn- und Bundesstraßen-km
• Maut als Nebengebühr (beliebige Bezüge, fixe Sätze, Nutzung von BSL-Mauttarifen)
• ermittelte Beträge sind statistisch auswertbar und für kalkulatorische Zwecke nutzbar
• einmalige Kennzeichnung der Länder in den Stammdaten
• Maut als Nebengebühr in den Leistungsarten
• einmaliges Hinterlegen der Schadstoffklassen im Fahrzeugstamm

Abrechnung des Dieselzuschlags

Wird in den Stammdaten der Dieselpreis tagaktuell gepflegt, kann er für die Abrechnung des Dieselzuschlages genutzt werden.

Berechnung-Nachrichten-Verwaltung

Fehler, die bei der Bewertung/Berechnung entstehen, werden in Form von Nachrichten bzw. Fehlermeldungen am Berechnungssatz gespeichert und in diesem Programm verwaltet. Über eine Gruppenzuordnung können Datensätze schneller selektiert werden. Das Programm beinhaltet folgende Funktionalitäten:

• Aufträge bearbeiten
• Sofortbewertung durchführen
• Abrechnungsschemen ansehen und editieren
• Tarife ansehen und editieren
• Berechnungssätze ansehen
• Datensätze löschen
• Status offen/bearbeitet setzen

Stammdaten Abrechnung

Die Gliederung der Abrechnungsstammdaten in mehrere Einzelprogramme ermöglicht die „einfache“ und übersichtliche Konditionierung aller Kundenanforderungen. Abrechnungsfehler oder Unstimmigkeiten können jederzeit nachvollzogen werden:

• Leistungsarten-Verwaltung
• Werte-Verwaltung frachtpflichtiger Gewichte (EA für DISPONENTgo)
• Tarife-Verwaltung
• Abrechnungsschemen-Verwaltung
• Konditionen-Verwaltung
• Abrechnungs-Optionen/Zusammenfassungsregeln
• Optimierungsarten
• Dieselpreis-Verwaltung

Leistungsarten-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Die Abrechnung eines Kunden setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Diese werden im DISPONENTplus als “Leistungsarten” bezeichnet: Frachten, Nachlässe, Zuschläge, Versicherungen, Nebengebühren

Jede Leistungsart muss einem Leistungsarten-Typ und einer Leistungsarten- Gruppe zugeordnet werden. Diese Vorgehensweise ist absolut notwendig für die Kalkulation, Abrechnung und Erstellung von Statistiken.

Werte-Verwaltung frachtpflichtiger Gewichte (EA für DISPONENTgo)

Oft werden in der Praxis Regeln zur Ermittlung von frachtpflichtigen Werten mit Kunden vereinbart. Alle Werte, auf die sich ein Tarif beziehen kann, z. B. Lademeter, Kubikmeter, Rollgeldklassen usw. sind als frachtpflichtige Werte geeignet. Sie finden sich in den Abrechnungsschemen unter „Optionen“ wieder und können auch direkt in den Auftragspositionen oder in den Berechnungsvorgaben im Auftrag hinterlegt werden.

Tarife-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Neben der Abrechnung mit Festfrachten und Pauschalen spielt die Abrechnung mit Tarifen eine große Rolle. Die Tarifanlage wird durch folgende Optionen unterstützt:

• Tariftypen: Normal, Sendungszeilen-Gruppe, Sendungszeilen-Einzeln
• Tarifarten: Satz, Betrag, Betrag/Satz, Staffeltarif etc.
• Tarifmodi: Standard, Nullabrechnung ohne Meldung, Ungültig ohne Meldung
• Tarifachsen: 3 Tarifachsen
• Tarifbezüge: km, kg, Colli, Warenwert, Auftrag, Lademeter
• Gültigkeit: z. B. von kg bis kg
• Zahlenwerk, Währungen, Rundungsvorschriften etc.

Import/Export von Tarifen in der Tarife-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Tarife, die im Excel- und /oder im CSV-Format vorliegen, können automatisch ein- und ausgelesen werden. Sie stehen sofort in der Tarife-Verwaltung im richtigen Format zur Verfügung. Es bietet sich an, Satztarife im Excel- und alle anderen Tarife im CSV-Format zu verarbeiten. Zu- und Abschläge, Minimum- und Maximumbeträge, Rundungsarten etc. können auch übergeben/übernommen werden.

Abrechnungsschemen (EA für DISPONENTgo)

In den Abrechnungsschemen werden Tarife, Margen und Nebenkosten zusammengefasst. Diese bilden die Grundlage für die Konditionierung.

Konditionen-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

In der Konditionen-Verwaltung werden die individuellen Kundenkonditionen unter Nutzung bestehender Tarife und Abrechnungsschemen hinterlegt

• unterschiedliche Schemen je Kunde/eines für mehrere Kunden, Kopieren der Schemen
• Hauptkonditionen, Abweichungen und Optionen
• Auftragszusammenfassungen und Hinterlegung von Pauschalen möglich
• Kopie von Konditionen mit/ohne Abweichungen, Übernahme für andere Kunden
• Gültigkeit zeitlich eingrenzbar

Optimierung auf Basis von Verladungen, Touren und Auftragskennzeichen

• NLS = Nachlaufbildung sternförmig, jeder Nachlauf startet am Endpunkt des Hauptlaufs
• NLV = Nachlaufbildung gemäß Verladung, nach Verladeposition startet der 1. Nachlauf
• am Endpunkt des HL, jeder folgende NL startet am Endpunkt des vorherigen NL
• dynamische Hauptlauf- und Nachlaufkonstrukte (Stern, Kette)
• Stammdatenprogramm zur Verwaltung von Optimierungsdefinitionen

Die Stammdaten im Bereich Fakturierung sind ebenfalls in Einzelprogramme aufgeteilt und ermöglichen eine schnelle und flexible Arbeitsweise.

Sachkonten/Kostenstellen-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Hinterlegte Daten können geändert und neue Datensätze angelegt werden. Sachkonten können als gültig für Rechnungen oder Gutschriften oder Rechnungen und Gutschriften gekennzeichnet werden. Einem Sachkonto kann auch eine bestimmte Kostenstelle zugeordnet werden.

Zahlungsbedingungen-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Änderung und Neuanlage von Zahlungsbedingungen gemäß den individuellen Anforderungen und Zuordnung entsprechender Skontosätze.

Mehrwertsteuersätze-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

• Regelsatz/ermäßigter Satz je Land
• Mehrwertsteuerkonto
• Vorsteuerkonto
• Zeitliche Gültigkeit

Fakturafähigkeit/Definition der Abrechnungsreife (EA für DISPONENTgo)

In diesem Programm werden die für die Faktura wichtigen Kriterien hinterlegt:

• Standard-Rechnungserstellkriterien je Bereich und je Kunde
• Standard-Faktura-Fähigkeit je Bereich und je Kunde
• Standard-Rg.-Abschluss je Bereich und je Kunde
• Fakturasperre je Kunde

Abrechnungsperioden-Verwaltung (EA für DISPONENTgo)

Mit diesem Programm werden Aufträge einer bestimmten Periode zugeordnet. Dadurch können Rechnungen und dazugehörige Gutschriften, die in verschiedenen Abrechnungsperioden erstellt wurden, entsprechend verrechnet werden. Diese Vorgehensweise garantiert, dass Statistiken zeitlich richtig erstellt werden.